10 gode råd om kassesystem
Et kassesystem skal være enkelt å bruke og forstå. Du skal ha oversikt over totalkostnadene. Du skal få ut den informasjonen du trenger, og ikke masse unødvendige rapporter. Og det skal være enkelt å bruke, og selvsagt tilfredsstille de kravene loven stiller.
- Dette er etter vår mening minimumskravene en butikkinnehaver må stille når det skal investeres i en ny kasseløsning. For mange butikker er det et stort løft å investere i en ny kasseløsning. Ikke bare økonomisk, men også mentalt. Her er det ofte snakk om å ta et stort skritt, fra helt enkle løsninger inn i en dataverden som mange frykter. Derfor er det svært viktig å velge en leverandør som kan gjøre overgangen enklest mulig, med god, personlig opplæring på et brukervennlig system og med en et klart svar på hva totalkostnadene, inkludert opplæring og service, sier Per Joar Lorvik i dataleverandøren Driftsikker Kommunikasjon i Tønsberg.
Driftsikker Kommunikasjon har laget en liste med 10 råd til deg som skal anskaffe nytt kassesystem:
1. Finn ut og skriv ned dine krav.
Hvilke behov i din bedrift skal kassasystemet dekke? Lag kravspesifikasjon og del dine behov i «må ha» og «bør ha».
2. Innhent informasjon.
Du vil ofte oppleve at mange tilbydere er motvillige til å oppgi alle spesifikasjoner og totalprisen på leveransen.
3. Service
Hvilken service forventer du av leverandøren? Er det support og service med i leveransen, eller må du betale ekstra for dette? Noen leverandører operer med lave innkjøpskostnader på maskinvare og programvare, men har i stedet høye priser på service, support og lisenser.
4. Hva om det går riktig galt
Hvilke ordninger har leverandøren om det oppdages feil og mangler ved leveransen? Bytteservice, utlånsordninger, erstatningsprodukter må sjekkes ut. Tilbys det «på stedet»-service?
5. Demonstrasjon og visning
Du skal leve med produktene og systemet i mange år, så hvordan du slev opplever å bruke systemet er meget viktig. Her bør man forlange personlig opplæring.
6. Maskinvaren
Hvem har ansvaret for service om maskinen eller programvaren slutter å virke? Må utstyret sendes på verksted om noe går galt, eller har du «på stedet»-service? Sørg for at maskinvaren er forsikret!
7. Kjøpe eller leie
Hva er mest hensiktsmessig for deg rent økonomisk? Har du begrenset tilgang til kapital, eller ikke ønsker å binde kapital på denne type leveranse kan en leieavtale være et godt alternativ.
8. Vurder totalkostnadene
Ofte vil man se at den prisen du får oppgitt ikke er den samme som du til slutt må betale. Å vurdere/sammenligne priser kan være vanskelig, og skjule kostander kommer sjelden fram.
9. Referansekunder
Velg den eller de referansekundene som er mest lik din bedrift og ta kontakt. Sjekk om hvordan den daglige bruken av systemet er og hva kunden mener om service og oppfølging.
10. Hvem skal installere?
Installasjon/montering og oppsett av utstyr somstrekkodeleser, kvitteringsskriver og bankterminal krever kyndig installasjon. Her er det sjelden «plug-and-play». Få en installatør til å gjøre dette, så har du også garanti på den jobben som er utført.
Husk at anskaffelseskostnaden er summen av:
- pris på alt utstyr,
- pris på programvare,
- pris på alle lisenser,
- pris på import av varedata,
- pris på oppsett og installasjon,
- pris på montering og oppkobling,
- pris på support og service
- pris på personlig opplæring
Les mer om kassesystemer i papirutgaven av Tekstilforum.
Om loven om kassesystemer:
Den nye kasssesystemloven ble innført fra 1/1-2017. Loven tar sikte på å forhindre og begrense svart omsetning. Det stilles en rekke krav til leverandørene, som må dokumentere at utstyret som selges, tilfredsstiller de kravene som er satt. Blant annet med å gjøre det tilgjengelig for Skatteetaten å innhente informasjon og ulike kontroll- og sperrefunksjoner for å forhindre svart omsetning.
Loven har en overgangstid på to år, slik at alle som ikke har godkjent utstyr må skifte det ut eller oppgradere innen 1/1-2019.
Om Driftsikker Kommunikasjon:
Per Joar Lorvik og partneren Helge Andresen etablerte Driftsikker Kommunikasjon for vel tre år siden og har kunder i mange ulike bransjer. I dag består firmaet av 8 ansatte. I tillegg har de etablert et eget importselskap for hardware, POS Line, som importerer fra to ledende fabrikker Taiwan og Sør-Korea.
